Les 4 Disciplines de l’Exécution (4DX) est une technique développée par une équipe de consultants américains pour mieux encadrer le personnel d’une organisation dans la réalisation d’objectifs très importants. Axée sur l’exécution, la technique 4DX permet de cibler les efforts de toute l’organisation sur un seul objectif prioritaire. De plus, elle offre tout le soutien nécessaire pour encadrer et motiver le personnel, afin de réaliser cet objectif avec succès, et ce, dans les meilleurs délais.
Consultez la vidéo pour mieux comprendre les principes de base de la technique (en anglais)
Les fondements scientifiques
La technique publiée dans Les 4 Disciplines de l’Exécution (4DX) a été créée par Chris McChesney, Sean Covey et Jim Huling en 2012. Entre autres, la technique en 4 « disciplines » permet d’encadrer les efforts d’une organisation afin d’assurer l’atteinte des objectifs organisationnels importants.
Dans notre culture centrée sur le multitâche, « les circuits neuronaux utilisés pour scanning, skimming et multitasking augmentent et se renforcent, alors que ceux destinés à la lecture et au travail cérébral intense par la concentration diminuent et s’érodent », explique Clifford Nass, professeur à l’université Standford.
De par sa constitution, notre cerveau ne fait qu’une seule tâche à la fois avec concentration. Lorsqu’on exécute des tâches complexes ou cognitives, il faut jusqu’à 15 minutes pour se remettre dans le contexte suite à une interruption. Réduire le multitâche et calmer le tourbillon des activités quotidiennes permettent donc d’obtenir de bien meilleurs résultats, que si on essaie de réaliser tous nos objectifs simultanément.
Des expériences scientifiques ont démontré que plus on tente d’atteindre des objectifs différents, moins on réussit à les atteindre convenablement. Ainsi, en se concentrant sur un petit nombre d’objectifs à la fois, nos chances de les atteindre décuplent.
La technique 4DX en bref
En résumé, la technique 4DX consiste à cibler qu’un seul objectif à la fois, soit le plus important ou le plus prioritaire, afin de se concentrer et d’obtenir de meilleurs résultats. La technique se compose en 4 « disciplines », les voici…
1. Le ciblage d’un objectif important (Wildly important goal — Wig)
En réduisant le nombre de projets à un, on peut mieux concentrer les énergies. Afin de motiver davantage les troupes, l’objectif doit être prioritaire et important. Chacun de l’organisation doit y voir les bénéfices. L’engagement de tous dans la réalisation de cet objectif est essentiel. Les membres de l’équipe devront se dégager une marge de manœuvre d’environ 20% de leur temps pour faire avancer le projet.
2. La définition d’indicateurs de performance (KPI ) significatifs reliés à cet objectif
On devra ensuite à définir des KPI significatifs. Pour être significatifs, les KPI doivent pouvoir être mesurés facilement et fréquemment. Ils doivent également être utiles pour voir l’avancement du projet. En 4DX, on distingue les lead KPI des lag KPI. Les lead KPI sont les indicateurs sur lesquels on peut agir et qu’on utilise pour suivre l’évolution de l’atteinte de l’objectif. On peut penser notamment par exemple à un nombre de soumissions effectuées. Alors que les lag KPI sont les indicateurs organisationnels de résultats sur lesquels on ne peut pas agir, comme Ie nombre de commandes reçu.
3. La mesure et la diffusion rapide des KPI aux membres de l’équipe (score board)
La technique 4DX repose sur une communication rapide des indicateurs lead aux membres de l’équipe, afin de noter l’avancement pratiquement en temps réel. Le lead KPI doit donc être facile à mesurer et disponible. Instaurer un tableau de bord (score board) pour voir l’avancement en temps réel permettra de garder le moral de l’équipe et d’agir en cas de dérapage.
4. De courtes rencontres régulières, prioritaires et productives pour assurer l’engagement de tous les membres de l’équipe
Afin de dynamiser les troupes, de fréquentes rencontres courtes permettent d’assurer une bonne communication de l’avancement et des problèmes rencontrés. Le tout pour réduire rapidement les freins à la bonne marche du projet.
Conseil de guerre
Essentiellement, le programme vise à créer un conseil de guerre. L’objectif doit être clair pour tous. Le plan de communication est primordial. La création d’une salle de rencontre dédiée, appelée war zone ou red zone facilitera la mise en situation des principaux acteurs.
Comme l’objectif est prioritaire, les participants doivent sentir l’urgence et l’importance de régler le problème. Ils doivent s’impliquer dans l’apport de solutions innovantes. De fréquentes rencontres permettent de maintenir le focus et de créer un climat de coopération.
Dans un programme 4DX, les membres de l’équipe de gestion doivent investir environ 20% de leur temps dans le programme pour faire avancer le projet. Une bonne partie de la technique consiste à enseigner et aider les participants à se libérer des tâches quotidiennes, afin de pouvoir investir suffisamment de temps dans la réussite du projet.
Un support technologique est hautement recommandé pour faciliter les nombreuses communications, établir un plan de travail cohérent et surtout, répartir le projet en une multitude de tâches et de sous-objectifs qu’on planifiera par priorités pour éviter la dérape.
Pourquoi est-ce important?
Le programme 4DX est efficace et peu coûteux à implanter pour réaliser des objectifs organisationnels importants. Il permet de concentrer toute l’énergie de l’organisation dans un effort collectif et collaboratif positif pour l’organisation. La technique, lorsque bien utilisée, permet d’obtenir des résultats positifs dans de courts délais.
