Il est généralement reconnu que les bénéfices de l’implantation d’un ERP dépassent largement les efforts déployés pour le mettre en service. Cependant, pour bénéficier des avantages d’un système ERP, les entreprises doivent impérativement réussir l’implantation de leur ERP. Le plus grand défi de l’intégration outre les défis techniques tels que l’âge des systèmes et l’architecture de ces systèmes est certainement la communication et la coordination entre les départements touchés par la mise en place de nouvelles mesures. Afin de réussir l’implantation d’un ERP, voici quelques éléments clés à prendre en compte…

Mettre en place une équipe d’implantation dédiée à temps plein au projet

Avant toute chose, il faut construire votre équipe vedette pour mettre en place votre nouvel ERP. Idéalement, vous devriez dégager une à deux personnes responsables à l’interne. Ces employés à temps plein pourront coordonner les activités avec votre fournisseur de logiciel ERP. Le fournisseur devrait établir avec vos responsables les priorités, les phases critiques et vous fournir un plan détaillé étape par étape du projet. En bref, vous devez avoir en main la recette gagnante de l’implantation avec les activités et les rôles de chacun des membres de l’équipe d’implantation pour les 12 prochains mois.

Élaborer le cahier de charge des besoins de chacun des départements

Un bon cahier de charge des besoins n’est pas un plan de projet. Le cahier de charge définit plutôt:

  • le nombre d’appareils à modifier
  • les besoins de formation
  • la revue des processus d’affaires
  • les formats des données qui doivent être véhiculées entre les départements.

Il devrait aussi comprendre un micro-plan de communication, afin d’éviter la résistance aux changements et préparer votre équipe pour la transition.

Le cahier de charge des besoins devrait ressembler étrangement au cahier de charge lors de l’achat de votre logiciel. Mettez en lumière les recommandations de votre fournisseur et les modifications à faire avant le déploiement. Même si l’implantation n’est pas à proprement dite débutée, le fabricant de logiciels peut déjà s’affairer à effectuer les modifications promises.

Exécuter le plan sans le modifier

La pire chose que vous pourriez faire, c’est d’avoir le réflexe de changer les priorités selon la saveur du mois. Nouvelle direction, nouveaux ingénieurs ou membres dans l’équipe, tous veulent le succès du projet, mais n’ont probablement pas lu ou consulté le plan de projet et le cahier de charge avant d’exprimer leurs opinions. Évidemment, le succès du projet repose en grande partie sur vos épaules et vous devez communiquer les implications et l’impact de leurs demandes pour le bon déroulement du projet.

Comprendre le cycle d’implantation

Comme chef d’entreprise, on a tous entendu des histoires d’horreur concernant des étapes d’implantation qui se sont avérées catastrophiques dans certains départements. Ces histoires sont souvent bien réelles, mais elles sont teintées de légendes urbaines. Certains gestionnaires, bien qu’attentionnés, laissent malheureusement sous-entendre que l’implantation d’un ERP devrait être terminée en 12 mois. Lorsqu’on parle de cycle, on parle plutôt de régler 80 % des urgences et de considérer les détails dans un contexte évolutif d’implantation continue.

La seule différence, c’est qu’après la première vague d’efforts, l’équipe d’implantation de départ pourrait être réduite et mobiliser certains acteurs clés liés à d’autres tâches de développement pour l’entreprise. En guise de conclusion, il est également reconnu que la qualité du projet, c’est d’abord la qualité des hommes qui lui sont dédiés.